تنظیم و توصیف منابع آرشیوی (با تاکید بر فهرست های راهنما)

در این مقاله، ابتدا ضمن اشاره به اهمیت فرایندهای سندپردازی و تنظیم و توصیف به عنوان قلب فعالیت های آرشیوی، به شرح اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی پرداخته می شود. سپس اصول پنجگانه تنظیم مواد آرشیوی، سطوح تنظیم و نظارت، منشا، نظم اولیه، رویکرد متعادل و منابع سازمانی به تفصیل شرح داده می شوند. در ادامه، تعریف و اهمیت توصیف محتوای مواد آرشیوی از طریق ارائه فهرست های راهنما بیان می شود. فهرست های راهنما که ابزار نظارت مدیریتی و توصیف آرشیوی معرفی می شوند، سه دسته اند، ابزارهای نظارت داخلی، فهرست های ارجاعی درون سازمانی، و فهرست های ارجاعی برون سازمانی. گروه آخر خود به چهار گروه، تقویم ها، سیاهه ها، راهنماها و نظام های شبکه ای اطلاعات تقسیم می شود. در پایان، توجه جدی به استانداردهای تنظیم و توصیف اسناد توصیه می شود.